Legyen megfelelő méretű a hely!
Egy konferencia megszervezésekor az első, amivel kezdeni kell, a konferencia helyszí kiválasztása. Figyelembe kell venni a hely nagyságát, kapacitását, elhelyezkedését, felszereltségét, de a személyzet hozzáállását is. Tipikus buktató, hogy a feltüntetett maximális létszám, tényleg a maximálisat jelenti, az összes pótszékkel együtt, ami már egyáltalán nem kényelmes. Ezért érdemes személyesen is utána járni, hogy tényleg elegendő-e a hely. Olyan helyszínt érdemes választani, ami a mindennapi életterünktől kellően távol esik, de azért mindenki számára megközelíthető.
Több napos konferenciához kísérő programok kellenek
Ha több napig tart a konferencia, akkor kísérő programokról is gondoskodni kell. Ezért jó, ha a választott hely környékén vannak különböző program lehetőségek. A szállodát is meg lehet kérdezni, hogy tudnak-e esetleg ilyet ajánlani, például helyi nevezetességek felfedezése, borkóstoló, vagy wellnessezés.
Gondoskodj a felszerelésekről!
A konferencia előtt mindenképpen tesztelni kell, hogy minden megfelelően működik-e, ami szükséges az est zavartalan lebonyolításához. A technikai eszközök ugyanis sokszor megtudják bonyolítani a rendezvényt, ha nem a megfelelőképpen működnek. Teszteld le az internetet, hogy elég gyors-e, próbáld ki, hogy a hangosítás a terem leghátsó pontjába is elére-e, a kivetítő jól látható-e mindenhonnan!
Kommentek