1. Mik a céljaid?
A célok a legfontosabbak, amelyeken gondolkodni kell. Célok nélkül semmi sem segíthet a konferencia eredményének megítélésében. Azt tapasztaljuk, hogy hasznos lehet, ha először felteszi mindenki magának a kérdést, hogy miért tartja a konferenciát, és kinek szól a konferencia. Az ezekre a kérdésekre adott válaszok lehetővé teszik, hogy kitűzzük céljainkat, amelyek a következőket tartalmazhatják:
- Profit
- Oktatás
- Márkaépítés
- Iparági elismerés
2. Hozz létre egy egyszerű regisztrációs eszközt
Nagyon fontos nyomon követni, hogy kik vettek részt a konferencián. A résztvevők listája nélkül fogalmad sincs arról, hogy elérted-e a célközönségedet. Egy egyszerű regisztrációs eszköz a legjobb módja annak, hogy megkönnyítse a dolgokat a résztvevők és saját magunk számára. Bármilyen eszközt használhatunk, ami kényelmes és egyszerű. Mindig az a legjobb, ha egy regisztrációs állomást olyan helyre tesszük, ahol a résztvevőknek regisztrálniuk kell, mielőtt belépnének a konferenciára, ami mindössze néhány 10 másodpercet vesz igénybe.
3. Válaszd ki a megfelelő helyszínt, és a tervezés során látogasd meg
Mindig jó ötlet a helyszínt a konferencia elképzeléséhez igazítani. Ha van elképzelésed arról, hogy pontosan mit akarsz, az nagyban segít leszűkíteni a választási lehetőségeket. Egy konferencia hotel tökéletes választás lehet, ahol többféle szolgáltatás is igénybe bevehető. A helyszín meglátogatása után elkezdheti megtervezni a vendégélményt – mindent az elejétől a végéig a vendég szemszögéből gondolva.
A másik oldalra pedig, ha a saját szállodádban szeretnél különböző konferenciákat tartani, vagy bérbe adni a rendezvény termedet konferenciákra, egy hotel üzemeltetés és tanácsadás a HotelMentőkkel segíthet benne hogyan vágj bele!
4. Ügyelj a költségekre
Kétségtelenül lesznek pénzügyi céljai a konferenciának, még akkor is, ha nem a bevétel növelése a cél. Még akkor is, ha a konferencia célja nem a rövid vagy hosszú távú profit elérése, akkor is érdemes költségvetést készíteni és nyomon követni, hogy megbizonyosodj arról, hogy pénzedet jól költöd el. A költségkeret nyomon követése abból áll, hogy rögzítjük, mennyit költünk, és mire, hogy később meg lehessen vizsgálni, hogy volt-e értelme a pénzköltésnek.
5. Program, ütemterv
Ha azt szeretnéd, hogy konferenciád sikeres legyen, legfontosabb meghívottaid elégedettségével foglalkoznod. A konferencia programjának és ütemtervének kommunikálása a vendégekkel és a meghívottakkal segít abban, hogy elindulj a helyes úton. Így tudják, mire számíthatnak a konferenciától, és soha nem lesznek összezavarodva vagy csalódottak.