Ten tips on how to organize a conference

fooldal > Ten tips on how to organize a conference

Ha tetszett ez a cikk, oszd meg ismerőseiddel, kattints ide:

Ten tips on how to organize a conference


2016/10/14
B.B.

Forrás: dummies.com

Ten Tips on How to Plan a Conference in Budapest, Hungary.

Ten tips on how to organize a conference in Budapest

Set goals

Know what your organization — which usually means the board of directors — wants. It will save time and energy if you take time at the beginning to set a theme, the location (or at least the city), and maybe even the “headliners.” Be sure everyone is “on board” to avoid troubles later. In case you know at the beginning already, that you are going to need help, do not hesitate to contact a professional team, like Academy Club, who can find you the perfect conference venue in Budapest.

 



Gather a committee

Yes, “a camel is an animal created by a committee,” but don’t do this alone. Find people with specific skills: budgeting, program planning, networking, publicity, marketing, and more. A meticulous and tireless registrar will make a big difference. Good collaborators are essential.

 

Set a date

Give yourself at least a year — two are better. If you’ve been appointed at this year’s conference, start to work on the next one right away, even if you have three years to go.

 

Set a budget

Estimate your expenses and what it will cost people to attend. Wishful thinking isn’t helpful; this will take research.

Remember expenses such as travel for speakers, gifts for volunteers, notepads, and pens. Seek donors for specific items.

 

Select a location

Check out conference centers and hotels (a.k.a. venues). Compare rates and what services are included. This is where the details really matter.

Think of everything you will need. Keep adding to the list. Remember things like Internet access, sound systems, tables and chairs, coffee, and snacks. Remember everything.

Hotels and centers charge by the number of rooms you use and meals you serve. Estimate attendance numbers carefully.

How many free lodging rooms will the hotel include for speakers and board members?

 

Engage your major speakers or presenters

The board may have someone in mind, but keep your options open. The Internet can help you find speakers and their agents. Read proposed agreements carefully. What does the speaker require? Will they mingle with the crowd or dash in, talk, and disappear?

 

Publicize the event

Use everything you can: e-mail, social media, postal mail — all of it. Keep marketing — send out bulletins when a speaker is signed. (But not before you have a signed contract!)

 

Set up registration and keep track of registration numbers

There are companies that will provide online registration services or you can do it “on your own”. Be sure deadlines are realistic and that you have a system in place to collect payments.

Communicate with your venue contacts to adjust room usage and services at the venue if it looks like you’ll have a bigger crowd — or a smaller one — than you estimated.

 

Plan carefully and expect changes just about hourly

Good communication with the venue representative and facilities manager will help you adjust to changes while the conference is happening.

 

Wander around the conference so that you know what’s happening

Meet daily with the committee to be sure their areas are working. Reward them. And enjoy yourself.

 







Kommentek

Még nincsnenk hozzászólások.

Kérjük jelentkezzen be, ha hozzá szeretne szólni


Legfrissebb cikkek


Mire kell ügyelni gyökérkezelés során és után?
Mit kell tudni a gyökérkezelés után? Ismerd meg a legfontosabb tanácsokat, hogy fogad hosszú távú egészségét megőrizd!
5 jel, ami arra utal, hogy gyulladás van a szervezetben
A gyulladás a test természetes válaszreakciója fertőzésekre, sérülésekre vagy irritációkra. Bár kezdetben a gyógyulást segíti, ha tartósan fennáll, komoly betegségek forrása lehet. Az alábbi tünetek arra utalhatnak, hogy valahol a szervezetben gyulladás zajlik, és érdemes komolyan venni őket. A fogászati problémák – például egy kezeletlen fogkő – is hozzájárulhatnak a gyulladások kialakulásához, ezért nem szabad figyelmen kívül hagyni ezeket.
Így készüljetek fel az első gyerekorvosi látogatásra
Készülj fel az első gyerekorvosi látogatásra! Tippek a baba nyugalmáért, szükséges dokumentumok listája és gyakori szülői kérdések megválaszolása.
Életmódtanácsok egy helyen!

Te is szeretnél egy egészségesebb életmódot kialakítani mindennapjaid során? Kövesd az oldalunkat, ugyanis számtalan módszert és tanácsot találsz az egészséges életmód cikkjeink között. Az egészséges életmód kialakítása nem olyan bonyolult, mint gondolnád! Tarts velünk, mert mi segítünk, hogyan tudsz egészségesebben táplálkozni és a mozgás terén is mutatunk hasznos edzés terveket és gyakorlatokat, amiket érdemes kipróbálnod annak érdekében, hogy egy egészségesebb életmódot tudj kialakítani!

Segítség a munka és a tanulás terén!

Közeleg a vizsgaidőszak? Vagy a munkahelyeden húzós időszaknak nézel elébe? Tanulási módszereinkkel és teljesítmény növelő tippjeinkkel egyszerűen felkészülhetsz a közelgő vizsgákra vagy a kemény hétköznapokra a munkahelyeden! Tanulási módszerek, tanulási stratégiák a sikeres vizsga eléréséhez.

Lakberendezés és felújítás

Ti is lakásfelújításra készültök, vagy esetleg egy kis új színt vinnél otthonodba? Olvasd el lakberendezés és felújítás cikkjeinket a weboldalon! Számos lakberendezési praktika és tipp, amiből inspirálódhatsz és felkészülhetsz a nagyház átalakításra!

Kitekintő

Oldalunkon számos cikket és érdekességet találhatsz, ami segít felkészíteni az élet apróbb és nagyobb kihívásaira, legyen szó akár munkáról, tanulásról, akár egy új egészségesebb életmód bevezetéséről vagy lakásfelújításról, nálunk bátran inspirálódhatsz, ugyanis segítünk a felkészülésben!